Een urenadministratie is niet alleen nuttig voor ondernemers die op uurbasis werken.
Het bijhouden van een urenadministratie kan u veel geld opleveren en wel om de volgende redenen:
indien u als ondernemer gedurende een jaar minstens 1.225 uur aan uw bedrijf besteedt (en indien u geen startende ondernemer bent dient u dit meer dan 50 % van uw werkzame tijd te zijn) komt u in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek van € 5.030,- (2023). Deze aftrek wordt de eerste drie jaren nog verhoogd met de startersaftrek van € 2.123 (2023). Bent u aan het begin van het kalenderjaar AOW gerechtigd dan is de zelfstandigenaftrek voor u 50 % van de bovengenoemde bedragen.
De zelfstandigenaftrek bedraagt niet meer dan het bedrag van de winst vóór ondernemersaftrek. Deze beperking geldt niet als u in aanmerking komt voor de startersaftrek.
Deze aftrekposten leveren u direct belastingvoordeel op. Het belastingvoordeel wordt berekend met een tarief van 36,93 % (2023).
Verder komen er andere ondernemersfaciliteiten binnen handbereik als u aan het urencriterium voldoet zoals onder andere de willekeurige afschrijving startende ondernemer, de oudedagsreserve, de stakingsaftrek en een aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk.
Met name in de startfase van een onderneming kan de hoeveelheid tijd die u in uw onderneming stopt soms niet in verhouding staan tot de gerealiseerde omzet. Het is daarom van belang om bij vragen van de belastingdienst aan te kunnen tonen dat u inderdaad aan het aantal uren heeft voldaan. Het aantal van 1.225 wordt niet herrekend indien u bijvoorbeeld per 1 juli start, dan nog dient u aan de 1.225 uur te komen. Echter ook de uren die u bijvoorbeeld besteedt aan voorbereiding, acquisitie, administratie en uw reistijd woon-werkverkeer tellen mee.
Daarom is het van belang om uw tijdsbesteding vast te leggen, werkt u dit regelmatig bij en bewaart u ook afschriften van correspondentie, e-mails, bezoeknotities en dergelijke die deze urenadministratie verder kunnen ondersteunen.
Wij adviseren wij u deze administratie bij te houden, registreert u dagelijks de daadwerkelijke uren. Achteraf opstellen vermindert de bewijskracht en een standaard aantal uren invullen voor bijv. administratie altijd van 09.00 – 12.00 uur wordt niet geaccepteerd.
Er is trouwens een versoepelde regeling 1) voor onderneemsters die met zwangerschapsverlof gaan en 2) ondernemers die vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering starten.
ad 1) gedurende het zwangerschapsverlof wordt ervan uitgegaan dat zij evenveel uren ten behoeve van de onderneming hebben gewerkt als in de periode voor het zwangerschapsverlof
ad 2) de startersaftrek wordt verhoogd en bedraagt in de eerste drie jaren achtereenvolgens € 12.000 € 8.000 en € 4.000 er geldt verder een verlaagd urencriterium van minimaal 800 uur.
