Administratiesysteem

Een eenvoudig systeem voor het bewaren en sorteren van een kleine administratie.
Dit systeem is erop gebaseerd dat de omzet en de kosten worden geregistreerd per betaal- c.q. ontvangstdatum. Aan het einde van de periode wordt voor de aangifte omzetbelasting en de jaarrekening de zogenaamde overlopende posten (nog uitstaande vorderingen en schulden) in aanmerking genomen.

Het systeem bestaat uit :

• Een ordner met daarin de kasstukken (de stukken die betrekking hebben op betalingen c.q. ontvangsten per kas). Deze stukken worden op betaal/ontvangstdatum gesorteerd en doorlopend genummerd. Indien dit niet duidelijk uit de bon/factuur blijkt, vermeldt u dan hierop de betalingsdatum en -wijze.
• Een ordner met daarin de bankstukken  (de stukken die betrekking hebben op betalingen c.q. ontvangsten per bank). De bankafschriften worden op nummervolgorde gesorteerd en bij ieder bankafschrift worden de facturen, bonnen e.d. gevoegd die betrekking hebben op de op het afschrift vermelde ontvangsten c.q. betalingen. *** 
• Een ordner met daarin – gescheiden van elkaar – de nog te betalen rekeningen en de nog te ontvangen rekeningen. Van iedere uitgereikte rekening dient u zelf een exemplaar in uw administratie te bewaren. 
• Indien de omvang beperkt is kunt u in plaats van 3 ordners ook 1 ordner met tabbladen hanteren voor bovengenoemd systeem. 
• Bij dit systeem wordt ingeboekt aan de hand van de bankafschriften en het evt. kasboek aangevuld met de overlopende posten.
• U kunt het systeem volledig digitaal maken door alle papieren gegevens in te scannen. U kunt dan in plaats van een ordner een aparte map op de computer aanmaken.

Is de administratie omvangrijker en/of wilt u per factuurperiode inzicht in uw winst en vermogen dan kunt u het volgende systeem hanteren :

• Een ordner met daarin de kasstukken (de stukken die betrekking hebben op betalingen c.q. ontvangsten per kas). Deze stukken worden op betaal/ontvangstdatum gesorteerd en doorlopend genummerd. Indien dit niet duidelijk uit de bon/factuur blijkt, vermeldt u dan hierop de betalingsdatum en -wijze. 
• Een ordner met daarin de bankafschriften.*
• Een ordner met daarin de verkoopfacturen gesorteerd op de volgorde van factuurnummer
• Een ordner met daarin de inkoopfacturen gesorteerd op de volgorde van factuurdatum

* Indien privé betalingen en ontvangsten op de bankafschriften vermeld staan voorziet u deze posten dan van de letter ‘p’. 

• Bij dit systeem, dat meer tijd vereist, worden de verkoop- en inkoopfacturen via aparte dagboeken ingeboekt (verkoopboek en inkoopboek). Verder worden dan alsnog de ontvangsten en betalingen via bank en kas via het bankboek en kasboek ingeboekt. Iedere inkoop- en verkoopfactuur wordt dus tweemaal ingeboekt : eerst als te betalen/ontvangen bedrag en later als betaling/ontvangst. 
• Het voordeel van dit systeem is dat de opbrengsten en kosten terecht komen in de periode waarin de factuurdatum ligt. Stelt u werkt in april voor een klant, u factureert 30 april aan die klant en de factuur wordt in mei betaald. In dit systeem komt de omzet dus in april terecht. Bij het eerdergenoemde systeem komt de omzet in mei (periode van ontvangst). Hetzelfde geldt voor betalingen. Naarmate de periode tussen het moment van facturatie en ontvangst/betaling langer is geeft het tweede systeem een beter inzicht in de kosten en baten van de perioden van het boekjaar.